Acquisitieprofiel gemeentearchief Zeist

Het Gemeentearchief Zeist hanteert een aantal criteria waaraan particuliere archieven moeten voldoen om voor opname in onze openbare archiefbewaarplaats in aanmerking te komen. Daarnaast  zijn er specifieke (extra) criteria voor actieve acquisitie, bibliotheekboeken, audio-visueel materiaal of digitale archieven.

1. Werkingsgebied: Het materiaal moet betrekking hebben op het grondgebied van de gemeente Zeist, dan wel gerelateerd zijn aan de bestuurlijke werkingssfeer van de gemeente Zeist. De gemeente Zeist bestaat uit Zeist, Austerlitz, Bosch en Duin, Den Dolder en Huis ter Heide. Het aanbieden van materiaal buiten het grondgebied van de gemeente Zeist wordt door het gemeentearchief overwogen als het deel uitmaakt van een groter geheel waarbij het merendeel de gemeente Zeist betreft, of als er een bijzondere cultuur-historische relatie met de plaats is.
2. Relatie met gemeentelijke archieven: Het materiaal heeft een relatie met het archief van de gemeente Zeist, hetzij door een aanvulling te vormen op die archieven, hetzij door aspecten vanuit een ander perspectief te belichten. De relatie kan er ook uit bestaan dat de particuliere archieven aspecten in de samenleving belichten die in de gemeentelijke archieven niet aan de orde komen, zodat ze een zelfstandige betekenis hebben als bron voor de geschiedenis van de gemeente Zeist.
3. Representativiteit: Archieven dienen kenmerkend te zijn in het kader van de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke of topografische ontwikkeling van de gemeente Zeist.
4. Authenticiteit: Het aangeboden materiaal moet zoveel mogelijk bestaan uit originele stukken. Het gemeentearchief Zeist verwerft geen kopieën of afschriften, tenzij het origineel niet meer bestaat.
5. Toegevoegde waarde: Het materiaal moet inhoudelijk en kwalitatief een toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de al aanwezige archieven en collecties. Doublures dienen te worden vermeden, tenzij de materiële staat daartoe aanleiding geeft.
6. Dragers: Het gemeentearchief Zeist verwerft en beheert documenten, ongeacht hun drager: papier, perkament, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedrager, negatieven, dia’s etc). Objecten zoals schilderijen, maquettes, parafernalia en museale voorwerpen worden niet verworven.
7. Materiële staat: De slechte materiële staat waarin een particuliere verzameling of collectie zich bevindt kan een reden zijn om niet tot opneming over te gaan (tenzij de archiefvormer de kosten voor schoonmaak en/of restauratie wil betalen en het materiaal aan de selectiecriteria voldoet).
8. Samenhang: Onvolledigheid (in die gevallen dat een archiefaanbieder wel een volledig archief bezit en dit maar te dele wil overdragen) en / of gebrek aan samenhang binnen een archief kunnen reden zijn om niet tot acquisitie over te gaan. Een over te brengen archiefblok beslaat een volledig archief over de gehele bestaansperiode, of over een periode van minstens tien jaar.
9. Aanvullingen: Eventuele aanvullingen op fysieke archieven dienen in blokken van 10 jaar te gebeuren, tenzij anders is afgesproken of voor de situatie niet wenselijk is. Digitale archieven worden te zijner tijd opgenomen in een e-depotvoorziening. De komende jaren werkt het Gemeentearchief aan zo’n voorziening en aan beleid omtrent digitaal archiveren.
10. Toegankelijkheid: Bij archieven groter dan 0,5 meter strekkende planklengte eist het gemeentearchief Zeist een zekere mate van toegankelijkheid. Zie ook uitgangspunt nummer 5. Het gemeentearchief stelt een handleiding beschikbaar met instructies.

1. Publieksvraag en Hotspots: Als er vanuit het publiek signalen komen van toegenomen vraag naar materiaal van een bepaalde archiefvormer, vervaardiger, sector, onderwerp of gebeurtenis, kan actieve acquisitie overwogen worden. Dit geldt ook voor de zogenoemde ‘hotspots’ die jaarlijks dienen ten worden bepaald. Hotspots zijn uitzonderlijke gebeurtenissen of kwesties die leiden tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling, denk aan rampen. Hiervan moet zoveel als mogelijke informatie blijvend worden bewaard.
2. Bedreigde sector: Bij archieven die activiteiten of gebeurtenissen belichten die uit het werkingsgebied dreigen te verdwijnen of zijn verdwenen, kan actieve acquisitie overwogen worden, mits deze voldoen aan punt 3 (representativiteit) van de algemene criteria.
3. Bewaarcondities bij de eigenaar: Als het archief niet onder de juiste condities bewaard kan worden bij de eigenaar, wordt actieve acquisitie overwogen. Dit criterium geldt overigens alleen als het archief ook aan alle algemene criteria voldoet.
4. Compleet: Indien met acquisitie gezorgd kan worden dat een reeds overgedragen archief meer samenhang vertoont en completer is, dan wordt acquisitie overwogen.

Het Gemeentearchief en het Zeister Historisch Genootschap hebben in 2017 hun verzameling boeken samengevoegd tot één bibliotheek, beheerd door het Gemeentearchief. Hiermee bieden wij aan onze bezoekers een grote verzameling boeken en naslagwerken over de geschiedenis van Zeist, haar directe omgeving en in het algemeen over het doen van historisch onderzoek.

1. Aanvulling van Zeister historisch informatiecentrum: Nieuwe boeken worden alleen aangeschaft als Zeist en haar historie er in ruime mate in voorkomen. Boeken met enkel een indirecte relatie tot Zeist worden niet aangeschaft. Omdat ‘indirect’ niet altijd even objectief is, overleggen het Gemeentearchief en het Zeister Historisch Genootschap over iedere aanschaf.
2. Openbaar en toegankelijk: Onze boeken dienen het historisch onderzoek. De gehele verzameling aan boeken is ontsloten en op de website www.geheugenvanzeist.nl toegankelijk. Indien een boek om welke reden dan ook niet openbaar mag zijn, dan wordt het niet aangeschaft.
3. Aanschaf nieuwe boeken: Het gemeentearchief probeert een boek, waarvan onze archiefstukken zijn gebruikt als bron, in eerste instantie te ontvangen als gift. De meeste onderzoekers bieden het zelf aan, maar aan de overige willen wij het nadrukkelijk vragen. Voor de overige boeken neemt het Zeister Historisch Genootschap jaarlijks de eerste € 100,0 euro voor haar rekening. Als er meer aangeschaft moet worden, zullen de partijen afspreken wie de kosten zal dragen. Wie het boek binnenhaalt is de eigenaar. Dit wordt met een stempel in het boek aangegeven.

Materiële staat

Voor de meeste dragers van audio en video materiaal beschikt het gemeentearchief Zeist niet over de geschikte duurzame opslag-,afspeel- en inzagemogelijkheden. Dit materiaal zal daarom niet op deze dragers geacquireerd worden. Digitale en gedigitaliseerde audio en video worden wel geacquireerd in bepaalde bestandsformaten. Deze kunnen te zijner tijd opgenomen worden in ons e-depot.

De meeste bedrijven, verenigingen, stichtingen en personen hebben inmiddels het grootste deel van hun archief ook in digitale vorm. De gemeente werkt de komende periode aan een e-depot voor de duurzame bewaring van digitale informatie. Zodra we beschikken over een e-depot kunnen we (passief en actief) digitale archieven acquireren en opnemen in ons e-depot. Voor digitaal archief gelden dezelfde inhoudelijke criteria als voor analoog archief.

Technische eisen

Op technisch vlak moet digitaal archief voldoen aan de eisen die gesteld zullen worden voor opname in het e-depot. Deze eisen zullen pas beschreven worden zodra we gebruik maken van een e-depot. In de tussentijd streven wij ernaar om zoveel als mogelijk de richtlijnen van het Nationaal Archief na te volgen.